Il Garante per la protezione dei dati personali ha recentemente richiamato l’attenzione di Confcommercio sull’importanza di un utilizzo corretto dei sistemi di videosorveglianza.
Dalla Relazione sull’attività del Garante relativa al 2024, presentata lo scorso mese di luglio, risulta infatti che i trattamenti legati a impianti di videosorveglianza hanno generato un numero rilevante di segnalazioni e reclami, sebbene non paragonabile a quelli generati dall’attività di telemarketing, che ha visto invece un aumento significativo dei reclami per sollecitazioni o comunicazioni non richieste.
Gli impianti di videosorveglianza sono strumenti ormai molto diffusi, che contribuiscono alla sicurezza dei locali commerciali e che, in molte circostanze, rappresentano un valido (se non l’unico) supporto anche alle attività delle forze dell’ordine soprattutto con riferimento alla possibilità di individuare gli autori dei reati.
Negli anni il loro ruolo è stato inoltre riconosciuto anche a livello normativo, con interventi legislativi che ne hanno incentivato l’adozione sia a livello pubblico che privato.
Nella risposta inviata all’Autorità, Confcommercio ha sottolineato come il rispetto delle regole rappresenti un principio fondamentale per gli imprenditori associati. La sicurezza delle attività e delle persone resta una priorità, ma deve sempre conciliarsi con la tutela dei diritti e delle libertà individuali.
Non va infatti dimenticato che l’utilizzo di sistemi di videosorveglianza implica comunque un trattamento di dati personali che deve quindi avvenire nel pieno rispetto dei principi generali del GDPR, in particolare del principio di trasparenza, di cui all’articolo 5, paragrafo 1, lettera a), GDPR. Quest'ultimo richiede - come ben specificato dal Considerando 39 - che “le informazioni e le comunicazioni relative al trattamento di tali dati personali siano facilmente accessibili e comprensibili e che sia utilizzato un linguaggio semplice e chiaro. Tale principio riguarda, in particolare, l'informazione degli interessati sull'identità del titolare del trattamento e sulle finalità del trattamento e ulteriori informazioni per assicurare un trattamento corretto e trasparente con riguardo alle persone fisiche interessate e ai loro diritti di ottenere conferma e comunicazione di un trattamento di dati personali che le riguardano”. Pertanto, gli interessati devono essere adeguatamente informati circa la presenza di una zona videosorvegliata.
Ricordiamo inoltre che anche il Ministero del Lavoro è intervenuto sull’argomento, fornendo indicazioni rilevanti per una corretta applicazione delle normative (Rilascio autorizzazioni all’uso di impianti rientranti nell’art. 4 dello statuto dei lavoratori).
Si ricorda, infatti, che gli impianti audiovisivi e gli altri strumenti dai quali derivi anche la possibilità di controllo a distanza dell'attività dei lavoratori possono essere impiegati esclusivamente per esigenze organizzative e produttive, per la sicurezza del lavoro e per la tutela del patrimonio aziendale e possono essere installati previo accordo collettivo stipulato dalla rappresentanza sindacale unitaria o dalle rappresentanze sindacali aziendali. In alternativa, nel caso di imprese con unità produttive ubicate in diverse province della stessa regione ovvero in più regioni, tale accordo può essere stipulato dalle associazioni sindacali comparativamente più rappresentative sul piano nazionale. In mancanza di accordo, gli impianti e gli strumenti di cui al primo periodo possono essere installati previa autorizzazione delle sede territoriale dell'Ispettorato nazionale del lavoro o, in alternativa, nel caso di imprese con unità produttive dislocate negli ambiti di competenza di più sedi territoriali, della sede centrale dell'Ispettorato nazionale del lavoro. I provvedimenti di cui al terzo periodo sono definitivi.
In quest’ottica, riteniamo utile ribadire le indicazioni pratiche tratte dalle Linee guida europee del 2019 (adottate dal Comitato europeo per la protezione dei dati il 29 gennaio 2020) e dai richiami del Garante, per supportare gli operatori in un’applicazione corretta e consapevole delle norme.
In particolare, come già evidenziato, uno degli aspetti più delicati è l’informazione al pubblico. Chi entra in un esercizio commerciale deve essere messo in condizione di sapere, in maniera chiara e immediata, che l’ambiente è videosorvegliato.
Per questo motivo le Linee guida prevedono un sistema di informazioni su due livelli:
Primo livello: un cartello, esposto prima che la persona entri nell’area ripresa. Le informazioni di primo livello devono comunicare i dati essenziali, come le finalità del trattamento, l’identità del titolare, l’esistenza dei diritti dell’interessato e gli impatti principali del trattamento. Possono includere i legittimi interessi perseguiti dal titolare o da terzi e i contatti del responsabile della protezione dei dati, se presente. Devono inoltre indicare dove reperire le informazioni di secondo livello, più dettagliate.
La segnaletica deve anche evidenziare eventuali informazioni inattese per l’interessato, come la trasmissione dei dati a terzi (soprattutto fuori dall’UE) e i tempi di conservazione. In assenza di tali indicazioni, l’interessato può presumere che la sorveglianza avvenga solo in tempo reale, senza registrazioni o trasferimenti a terzi.
Di seguito il modello di cartello – da compilare in ogni sua parte - indicato dal Comitato europeo come esempio di informazione di primo livello (pag. 29 delle Linee guida – cfr.allegato II):
Secondo livello: Le informazioni devono essere facilmente accessibili, ad esempio tramite un’informativa completa disponibile in un punto centrale del locale (cassa, reception, sportello informazioni) o affissa in un luogo visibile. Il cartello di primo livello deve sempre rimandare a queste informazioni, che possono essere rese disponibili anche in formato digitale (QR code o link), ma dovrebbero essere facilmente disponibili anche in forma non digitale. In ogni caso, l’informativa deve contenere tutti gli elementi obbligatori previsti dall’articolo 13 del GDPR.
Per chiarire meglio come applicare correttamente le regole, le Linee guida propongono alcuni esempi concreti. In uno di questi viene descritto il caso di un esercizio commerciale che utilizza un sistema di videosorveglianza. In tale situazione, ai fini del rispetto dell’articolo 13 del Regolamento, è sufficiente che all’ingresso del locale sia collocato un cartello ben visibile con le informazioni di primo livello. Le informazioni più complete devono invece essere rese disponibili attraverso un’informativa dettagliata, facilmente consultabile all’interno del negozio, ad esempio presso la cassa o in un altro punto accessibile a tutti i clienti. (cfr.pag.30 delle Linee guida).
In linea con il principio di trasparenza, ci sono infine alcune regole essenziali che tutti gli esercenti devono rispettare:
- limitare l’inquadratura alle sole aree di pertinenza, evitando spazi pubblici o proprietà altrui;
- non conservare le immagini più del necessario, salvo motivi documentati;
- rispettare, in presenza di lavoratori, le garanzie previste per i controlli a distanza.
Per maggiori informazioni non esitate a contattare l'ufficio sicurezza sul lavoro di Confcommercio VdA al recapito 0165.40004 interno 3 oppure.
